گزارش فعالیت هیئت مدیره یکی از مهمترین گزارش‌های سالانه شرکت‌هاست که شامل اطلاعات مهم و اساسی در مورد فعالیت هیئت مدیره در طول سال مالی است. در این مقاله به توضیح اینکه گزارش فعالیت هیئت مدیره چیست و چه اطلاعاتی را در بر می‌گیرد، پرداخته خواهد شد.
اهمیت گزارش فعالیت هیئت مدیره
هیئت مدیره شرکت یکی از اعضای کلیدی شرکت است و مسئولیت انجام امور مدیریتی شرکت را دارد. گزارش فعالیت هیئت مدیره اطلاعاتی ارائه می‌دهد که می‌تواند برای سهامداران، کارکنان، مشتریان، رسانه‌ها، اعضای هیئت مدیره و دیگر سازمان‌ها و مراجع عمومی مفید باشد. این گزارش برای ارائه شفافیت و شناسایی مشکلات و موضوعات مهم شرکت و تحلیل عملکرد هیئت مدیره استفاده می‌شود.
محتوای گزارش فعالیت هیئت مدیره
گزارش فعالیت هیئت مدیره شامل اطلاعات و جزئیات متعددی است که در ادامه به طور کامل توضیح داده خواهد شد:
۱. معرفی هیئت مدیره:
اولین بخش از گزارش فعالیت هیئت مدیره معرفی کامل اعضای هیئت مدیره شرکت است. در این بخش، نام، سمت، تخصص و سوابق کاری اعضای هیئت مدیره ذکر می‌شود.
۲. ماموریت هیئت مدیره:
ماموریت هیئت مدیره یک شرکت، بیان کننده اهداف عمده و دستاوردهایی است که شرکت در طول زمان باید برای دستیابی به آنها پیشرفت کند. این ماموریت می‌تواند به عنوان یک بیانیه رسمی و عمومی برای راهبرد شرکت، ارائه شود.
ماموریت هیئت مدیره باید با اهداف کلی شرکت همخوانی داشته باشد و باید بیان کننده هدفی مشترک برای تمامی اعضای هیئت مدیره باشد. این ماموریت باید در تمامی عملیات شرکت بکار گرفته شود و باید به صورت دوره‌ای بازبینی شود تا برای اعضای هیئت مدیره و کارکنان شرکت راهبردی را به خوبی نشان دهد.
بیانیه ماموریت شرکت شامل چند قسمت می‌شود که عبارت‌اند از:
- بیان موضوع و نام شرکت: معمولاً با یک بیانیه مختصر، موضوع شرکت و نام آن بیان می‌شود.
- بیان هدف و ماموریت شرکت: در این قسمت، هدف اصلی شرکت و ماموریت آن به شکل خلاصه بیان می‌شود.
- بیان ارزش‌ها و اصول شرکت: این بخش شامل ارزش‌ها و اصول شرکت است که همگی در تمامی فعالیت‌ها و تصمیمات شرکت باید رعایت شوند.
- بیان عملکرد و دستاوردهای شرکت: در این قسمت، به صورت خلاصه از عملکرد و دستاوردهایی که شرکت تا کنون داشته است، یاد شده و به آینده نیز اشاره می‌شود.
- بیان هدف‌های آینده و راهبردهای شرکت: در این قسمت، اهداف و راهبردهای شرکت برای دستیابی به ماموریت خود، بیان می‌شود.
۳. جلسات هیئت مدیره: در این بخش از گزارش، تعداد جلسات هیئت مدیره در طول سال مالی ذکر می‌شود و مسائلی که در آنها بحث و تصمیم‌گیری شده است، بررسی می‌شود. همچنین، نتایج مطالعاتی که توسط هیئت مدیره انجام شده است نیز در این بخش گزارش می‌شوند.
۴. اعلامیه‌های هیئت مدیره:
اعلامیه‌های هیئت مدیره، اطلاعات و اعلانات رسمی هیئت مدیره یک شرکت به سهامداران، بازار سرمایه و جامعه بین‌المللی هستند. این اعلامیه‌ها ممکن است شامل اطلاعات مالی، عملکرد شرکت، استراتژی‌های آتی شرکت، تغییرات ساختاری و سازمانی و هرگونه رویداد مهم دیگری باشند که می‌تواند تأثیر بسیاری بر روی عملکرد شرکت و ارزش سهام آن داشته باشد.
برخی از اعلامیه‌های هیئت مدیره عبارت‌اند از:
– اعلام سود شرکت: در این اعلامیه، سود خالص شرکت برای دوره مالی قبلی اعلام می‌شود. این اعلامیه معمولاً شامل تحلیل سود شرکت، عوامل مؤثر در افزایش یا کاهش سود و برنامه‌های آتی شرکت برای رشد سود است.
– اعلام تغییرات مدیریت: این اعلامیه، هرگونه تغییر در مدیریت شرکت، از جمله تغییر در رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل و سایر اعضای هیئت مدیره را شامل می‌شود.
– اعلام برنامه‌های استراتژیک: این اعلامیه شامل برنامه‌های آتی و استراتژی‌های شرکت برای بهبود عملکرد و رشد آینده است.
– اعلام تغییرات سازمانی: این اعلامیه شامل تغییرات در ساختار سازمانی شرکت، از جمله ادغام، تقسیم و یا فروش شرکت یا بخشی از آن است.
– اعلام برگزاری مجمع عمومی: این اعلامیه در مورد برگزاری مجمع عمومی سهامداران، موضوعاتی که در مجمع مطرح خواهد شد و تمام اطلاعات مربوط به موضوعاتی که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرند، اعلام می‌شود.
– اعلام تغییرات در سرمایه شرکت: این اعلامیه شامل تغییرات در سرمایه شرکت، مانند افزایش سرمایه یا صدور سهام جدید است.
– اعلام توزیع سود: این اعلامیه، شامل اطلاعات مربوط به توزیع سود سهامداران است، مانند مبلغ توزیع شده به هر سهم، تاریخ پرداخت و شرایط توزیع سود.
در کل، اعلامیه‌های هیئت مدیره، به سهامداران و دیگر نهادهای مرتبط با شرکت، اطلاعاتی درباره عملکرد شرکت ارائه می‌دهند. این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های سرمایه‌گذاری مهم هستند و به سهامداران و مدیران اجازه می‌دهد تا درک دقیقی از وضعیت شرکت پیدا کنند و تصمیمات بهینه‌تری در مورد سرمایه‌گذاری در آینده بگیرند.
۵. ارزیابی عملکرد هیئت مدیره:
ارزیابی عملکرد هیئت مدیره، به عملیات سنجیدن عملکرد اعضای هیئت مدیره و ارزیابی میزان موفقیت و کارآیی آنها در انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان اشاره دارد.
برای ارزیابی عملکرد هیئت مدیره، می‌توان از چندین روش و ابزار استفاده کرد، که مهمترین آنها عبارتند از:
– ارزیابی مهارت‌ها و توانمندی‌ها: در این روش، مهارت‌ها، تخصص‌ها، تجربیات و توانمندی‌های اعضای هیئت مدیره مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌گیرند. این روش اغلب با استفاده از مصاحبه، پرسش‌نامه و سنجش کارکرد شخصیتی (Psychometric Test) انجام می‌شود.
– ارزیابی عملکرد مالی: در این روش، عملکرد مالی شرکت در طول دوره مورد بررسی قرار می‌گیرد. برای این منظور، می‌توان از ابزارهایی مانند میانگین بازده سهام، سود خالص، درآمد فروش و سهم بازار استفاده کرد.
– ارزیابی عملکرد غیرمالی: در این روش، عملکرد غیرمالی شرکت و هیئت مدیره، از جمله ارتباط با سهامداران، مسئولیت‌پذیری اجتماعی، رضایتمندی مشتریان و عملکرد مدیریت منابع انسانی مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
به علاوه، برای ارزیابی عملکرد هیئت مدیره، می‌توان از یکسری شاخص‌های عملکرد استفاده کرد که بر اساس اهداف و استراتژی‌های شرکت تعیین شده‌اند.
۶. مسائل مالی:
در این قسمت از گزارش، مسائل مالی شرکت در سال مالی مورد بررسی قرار می‌گیرد. این مسائل می‌توانند شامل نتایج مالی، سود و زیان، درآمد و هزینه‌ها و دیگر جزئیات مالی باشند.
۷. مسائل استراتژیک:
در این قسمت از گزارش، مسائل استراتژیکی که هیئت مدیره در سال مالی مورد بررسی قرار داده است، بررسی می‌شود. این مسائل می‌توانند شامل طرح‌های جدید، توسعه بازار و دیگر مسائل مرتبط با راهبرد شرکت باشند.
۸. مدیریت خطر:
در این بخش از گزارش، مدیریت خطراتی که شرکت در سال مالی مورد بررسی با آنها مواجه شده است، بررسی می‌شود. این مسائل می‌توانند شامل مسائل مالی، قانونی، ایمنی و دیگر خطرات مرتبط با عملکرد شرکت باشند.
۹. مسائل محیط زیست:
در این قسمت از گزارش، مسائل محیط زیست مرتبط با عملکرد شرکت بررسی می‌شوند. این مسائل می‌توانند شامل تاثیر شرکت بر محیط زیست، تعهدات شرکت در قبال حفاظت از محیط زیست و دیگر مسائل مرتبط با محیط زیست باشند.
۱۰. اعتبار گزارش:
در این قسمت از گزارش، اعتبار گزارش و روش‌های اطمینان از دقت و صحت اطلاعات گزارش بررسی می‌شود.
در کل، گزارش فعالیت هیئت مدیره یک ابزار مهم برای ارائه اطلاعات به سهامداران، مدیران، بخش‌های دولتی و دیگر عاملان اقتصادی است. این گزارش نه تنها اطلاعاتی از عملکرد شرکت در سال مالی مورد بررسی را ارائه می‌کند، بلکه نیز اعتبار شرکت را افزایش می‌دهد و به عنوان یک ابزار شفافیت و شناوری در بازار عمل می‌کند.